Con el cambio, en 2011, de hacer obligatoria la Factura Electrónica en México, muchas micro, pequeñas y mediana empresas (PyMEs) tuvieron que invertir en tener un software que les ayudará a atender esta obligación y procesos.

Muchos años han pasado y hoy en día, emitir y recibir facturas electrónicas (o CFDI), es una tarea habitual en este tipo de empresas dedicadas a comercializar servicios o productos.

De hecho, de acuerdo con el estudio Digitalización: retos y evolución de las PyMEs, elaborado por CONTPAQi, 98% de ese tipo empresas inician su digitalización teniendo un software para la facturación.

En la toma de decisiones, revela la investigación, consideran a la facturación y el uso de tecnología en este proceso el cuarto indicador más importante para analizar el estado del negocio y decir su rumbo: 16% de las PyMEs en México así lo considera.

Probablemente las pequeñas y medianas empresas no tengan aún la posibilidad de contar con todo un área especializada cuya tarea sea el manejo de las cuentas de la empresa; por lo tanto, el software es una buena herramienta para todas estas tareas de facturación:

¿Qué hace un software de facturación?

• Ayuda a emitir facturas electrónicos (o CFDI) con los requisitos de ley o cambios más recientes del SAT.
• En la recepción de comprobantes, permite verificar que estén bien hechos y tengan los requisitos dispuestos por el SAT, en cuanto datos del proveedor y/o cliente, y esté en la versión vigente (CFDI 3.3).
• Facilita la emisión de complementos u otro tipo de comprobantes que acompañan a las facturas, como CFDI de Pagos o REP, Comercio exterior, notas de cargo y crédito, Addendas, entre otros.
• Ayuda a la emisión de comprobantes digitales de diferentes giros, como gasolineras, constructoras, transportistas, escuelas, hospitales, agencias aduanales, hoteles, entre otros.
• Permite la administración y gestión de los archivos XML del CFDI para, entre otras actividades contables, agilizar la Contabilización de las facturas.
• Genera informes y aprovecha la información contenida en los archivos XML para mejorar la toma de decisiones en Ventas, Cobranza y el cumplimiento con la autoridad fiscal, entre otros.
• Agiliza los procesos de pago y cobro, mejorando la relación con clientes y proveedores.

Otras ventajas a no perder de vista

Un software de facturación cuenta con múltiples ventajas que se enlistan de manera cuantitativa y cualitativa.

Principales ventajas cuantitativas

• Reduce los plazos y el costo de procesamiento de los comprobantes digitales.
• Mejora la productividad de los equipos de trabajo y las empresas.
• Controla los flujos de efectivo y mejora la gestión de las necesidades de capital de trabajo, a partir del análisis de la información contenida en los archivos XML de las facturas.

Principales ventajas cualitativas

• Mejora la relación con los proveedores y clientes.
• Enfoca los recursos en tareas gratificantes.
• Limita los riesgos de error y fortalece el sistema de control interno.
• Moderniza, simplifica y agiliza las funciones administrativa, comercial y contable, entre otras, aumentando la productividad.

Además de sus ventajas cuantitativas y cualitativas, las razones de usar un software de factura son varias:

1. 1. Crea facturas más rápido y con mayor precisión. En lugar de ingresar la información manualmente como fecha de envío de factura, información del vendedor o nombre del comprador, etc, el sistema lo genera de forma automática, a excepción de los datos variables.
   2. Genera facturas en cualquier lugar. Existen plataformas en línea que funcionan con tecnología en la nube, por lo que las empresas pueden generar facturas desde cualquier lugar con una conectividad a Internet.

• Integrar la facturación con sus sistemas comerciales. Algunas plataformas de facturación se integran con su sistema de contabilidad para facilitar un mejor control de las finanzas de la empresa.

Muchas pequeñas y medianas empresas cierran por problemas de flujo de efectivo; por lo tanto debes tomar la decisión de inversión de forma inteligente; y es aquí donde un software de facturación, comercial o administrativo, en primera instancia, puede ser de gran utilidad.

Sobre todo porque ayuda a la emisión de comprobantes digitales (o CFDI), el documento oficial para sustentar operaciones comerciales. Al asegurar la emisión de facturas, tus operaciones de venta no se detienen y de este modo también tienes certidumbre del pago de éstas y la entrada de flujo de efectivo a la empresa.

De igual modo, al emitir tus comprobantes con los requisitos de ley (de ahí, la importancia que el software esté actualizado con los últimos cambios del SAT) reduces el índice de error y retrabajo; asegurando nuevamente que tus facturas sean pagadas en tiempo.

Para elegir el mejor software de facturación para ti debes: 

• Identificar tus necesidades. Ten en cuenta cómo utilizarás el software, tal vez requieras que el sistema de facturación te permita integrar con tu software de contabilidad. O tal vez necesites completa disponibilidad para generar facturas por lo que las soluciones de facturación en nube serían la opción.

Además, de verificar la cantidad de facturas que emites al mes y de este modo elegir el que mejor se adecue a tus necesidades.

• Destinar un presupuesto. No temas gastar en recursos que necesitas. Existen paquetes de servicios de Contabilidad que incluye los procesos de facturación, de esta manera ahorras cierto costo.

• Verificar integraciones. Es de utilidad que los sistemas que utilizas en tu negocio como el de nómina, Contabilidad o facturación puedan integrarse para así tener toda la información en un mismo sitio. De esta manera ahorras tiempo en el trabajo de ingreso de datos y reduces la posibilidad de errores, además de agilizar procesos.

• Revisar que ofrece el software. Es decir, si te permite registrar las operaciones diarias de tu negocio para obtener reportes personalizados o si te facilita estar al día con los cambios fiscales oficiales para que cumplas con la ley.

• Hacer las preguntas: 

• • ¿Es fácil de usar?
  • ¿Cuenta con las actualizaciones de ley?
  • ¿Hace actualizaciones frecuentes con nuevas funcionalidades o de acuerdo con los cambios, pequeños o grandes, que hace el SAT?
  • ¿Ayuda a verificar la validez de los CFDI?
  • ¿Ayuda a la gestión de los CFDI?
  • ¿Facilita la toma de decisiones a partir de la generación de reportes?
  • ¿Garantiza la seguridad de tu información?
  • ¿Hay un respaldo de datos?
  • ¿El software crece si crece mi negocio?

Las empresas dependen más de la digitalización y la automatización para agilizar sus procesos. La eficiencia mediante el uso de la tecnología trae consigo ventajas competitivas.

Utilizar un software de facturación facilita el registro de información para dar seguimiento más automático y simple en el negocio. Así reduces tiempo y entregas mayor profesionalismo y consistencia en el trabajo de facturación.

La revisión contable es un procedimiento cuya finalidad es examinar la información fiscal, financiera y contable de una empresa para determinar si reflejan la imagen fiel de su situación. A partir de esta, es posible detectar situaciones que implican mejoras.

La revisión contable tiene dos caminos:

1. Puede ser hecha por iniciativa propia de la empresa con el objetivo de tener en orden su historia contable y tener la certidumbre de que no existen errores, omisiones o posibles vacíos informativos.
2. Por otro lado, puede ser solicitada por organismo como el SAT cuando existe una discrepancia, o diferencia, con la información que se entrega como partde del cumplimiento de las obligaciones fiscales.

Entonces, la autoridad fiscal requiere verificar la información de la empresa, por ejemplo, en relación con la Contabilidad Electrónica, emisión y recepción de facturas electrónicas, declaraciones de impuestos o pagos provisionales, entre otras.

Orden, la clave para atender las revisiones

Recomendamos la opción 1: la revisión por cuenta propia y así evitar ser requeridos por el SAT; y en caso de esto sucede: no hay porque temer, siempre que se tenga la información fundamentada no hay de qué preocuparse.

• Para el Contador, la revisión fiscal es una tarea de todos los días, se trata de un aspecto a tener muy presente para que cuando la autoridad requiera una auditoría o cualquier aclaración, la persona u organización tenga información veraz y oportuna.
• Como empresa, es importante poner atención a la revisión contable o fiscal porque es la piedra angular para conocer su efectividad como empresa y determinar la eficacia de todas sus operaciones.

Tener orden ayuda a:

• Claridad sobre información fiscal, contable y financiera; de los movimientos hechos y en todo caso cómo ha sido el cumplimiento de obligaciones ante el SAT.

• Estar al día y en orden con la autoridad fiscal.
• Conocer la situación a detalle de la empresa; por ejemplo, en el aspecto financiero.

Mejores prácticas para llevar un orden 

Kenia Espinoza, Contadora y Analista de Impacto Contable de CONTPAQi, comparte una serie de buenas prácticas para prepararse ante una revisión contable y fiscal:

1. Asegurarse que toda la información esté financiera y contable, esté clasificada por rubros, carpetas o actividades; como: ingresos, gastos, inversiones, pagos, transferencias, ventas, nómina, cheques, etc. Y esta a su vez tenga subclasificaciones, de acuerdo al rubro que pertenece. Por ejemplo, a los gastos les corresponde gastos fijos, gastos inesperados, caja chica, etc.
2. Que el cumplimiento de obligaciones fiscales estén presentadas en fecha, de acuerdo con lo estipulado por el SAT.
3. Antes de enviar la información, revisar si está completa y sin errores.
4. Realizar  el cotejo de la información que tiene la empresa con la que está en el SAT.
5. Una buena gestión de CFDI, tanto recibidos y emitidos, y tenerlos en orden de acuerdo con el mes a contabilizar. Sabe cuáles están vigentes y cuáles han sido cancelados, cuáles tiene errores y solicitarlos nuevamente; cuáles tienen documentos a adjuntar, etc.
6. Verificar que las facturas cumplan los requisitos de ley y que sean emitidas en el mes que corresponde.
7. Si hay viáticos, u otro tipo de gastos, asegurar que se entreguen los comprobantes en tiempos y forma.
8. Asegurarse que la captura, registro y revisión de la información sea frecuente.

Espinoza añade recomendaciones como:

• Establecer y dar seguimiento a esas prácticas.
• Revisar y conocer los cambios fiscales que hace la autoridad. Esta debe ser una actividad frecuente.
• Revisar constantemente la  información contable para conocer el estado de tu negocio y así tomar decisiones efectivas.

Dentro de los cambios de la Reforma Fiscal 2020, la firma KPMG resalta la retención del 6% del IVA por recibir servicios de outsourcing o insourcing, así como la supresión de la obligación de recabar documentos adicionales en pagos por actividades de subcontratación.

Por otro lado, a la restricción temporal de sellos digitales del Código Fiscal de la Federación (CFF), se suma la restricción temporal cuando existan ingresos declarados que no corresponden con los CFDI que tienen las autoridades, así como cuando no existe una comprobación de bienes que amparen las operaciones de la empresa.

Sobre tributación internacional se reforma el artículo 2 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta  acerca del supuesto de residencia en el extranjero que actúa en México a través de una persona distinta y por último,  la limitación de deducción de intereses del artículo 28 de la Ley del ISR.