Desde que se creó la obligación de emitir Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) ante el SAT, los contribuyentes han tenido que obtener los XML de sus gastos y compras para cumplir con los requisitos de deducibilidad.

La intención de este artículo es dar a conocer cuales son las características mínimas de un programa de descarga masiva y características extras que ayudan al contribuyente al análisis de su situación ante el SAT.

Obviamente, los mismos contribuyentes deben resguardar los archivos XML de todas sus operaciones:

• CFDI emitidos (ingresos, egresos, pagos, nóminas).
• CFDI recibidos (ingresos, egresos y pagos).
• CFDI de retenciones y otros complementos del SAT

Características mínimas de un software de descarga masiva de XML del SAT

Creo que es obvio que la característica mínima es la recuperación de los XML que tiene el SAT en su base de datos, pero también hay que considerar las limitantes de algunos programas o servicios en línea.

A continuación, dejo algunas características mínimas que debe tener si o si el programa de descarga masiva:

• Descarga con WebService del SAT con e.firma, para aprovechar la descarga de 200 mil XML por petición.
• Si descarga con la contraseña del contribuyente, revisar que pueda descargar mas de 2 mil por petición.
• Organización de XML de forma automática, como mínimo podría ser por RFC/emitidos o recibidos/año/mes.
• Validar si los XML descargados están vigentes o cancelados ante el SAT.
• Exportar información de los XML a Excel.
• Visualizador de CFDI y generación del PDF para un mejor análisis.

Extras de los programas de descarga masiva de XML del SAT

Poco a poco los contribuyentes utilizan mas los programas que procesan la información de los CFDI emitidos y recibidos de los contribuyentes, con el fin de detectar errores en la emisión de dichos comprobantes y reportes especiales.

Algunas de las características EXTRAS que tienen los programas de descarga masiva, que un contribuyente o despacho contable agradece, son las que a continuación se mencionan:

• Sincronización automática de XML en la página del SAT.
• Actualización continua y automática de la detección de CFDI cancelados (emitidos y recibidos).
• Aprovechamiento de la METADATA de los XML del SAT.
• Detección de facturas con errores, por ejemplo, un CFDI con método de pago PUE y forma de pago 99 (por definir).
• Detección de XML relacionados con EFOS y EDOS.
• Análisis de CFDI con o sin complemento de pago (emitidos y recibidos).
• Análisis del IVA cobrado y pagado en base a los XML.
• Conexión con la contabilidad para comparar los XML en uno y otro sistema.
• Conexión con correos exclusivos para recepción de XML y PDF de los CFDI, para su descarga y organización automática.
• Validación de la estructura del XML.

¿Qué otras características podría tener un programa de descarga masiva de XML?

Las siguientes características aún no están disponibles en los programas que conocemos, pero seria excelente que se implementaran en beneficio de los contribuyentes o Contadores Públicos que adquieran dicha solución:

• Conexión con la contabilidad electrónica del SAT y pagos provisionales, para comparar los ingresos y egresos del contribuyente.
• Notificaciones o avisos (correo o mensaje de texto) de cancelación y solicitudes de cancelación de los CFDI.
• Ayuda para la conciliación bancaria en base a los XML
• Análisis de los XML de nómina y notificación de errores en su emisión.
• Avisos automáticos de solicitud de corrección de XML con error en algún dato a los proveedores vía correo electrónico.

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